Hóa đơn và phát hành hóa đơn
Tìm hóa đơn, phát hành bản nháp, in và xử lý trường hợp cần hủy.
Khi nào dùng
Dùng trang Hóa đơn để tìm giao dịch đã tạo, kiểm tra số tiền và tình trạng thanh toán, phát hành hóa đơn nháp hoặc in lại. Nếu cần hủy một hóa đơn, thực hiện từ danh sách này và đọc kỹ tác động đến khoản đã thu.
Quyền cần có
Xem hóa đơn hoặc quyền xem hóa đơn do mình tạo để vào danh sách. Tạo hóa đơn để mở POS từ nút Tạo mới. Phát hành hóa đơn để phát hành bản nháp. Hủy hóa đơn để hủy. Việc sửa hóa đơn nháp của mình cần quyền sửa nháp tương ứng; các trường hợp chỉnh sửa khác phụ thuộc quyền Tạo hóa đơn.
POS còn có giới hạn vai trò: chỉ Quản trị hệ thống, Quản trị chi nhánh, Nhân viên thu ngân và Nhân viên bán hàng được vào, cùng với quyền tạo phù hợp.
Các bước
1. Mở danh sách và tìm hóa đơn
Từ Đơn hàng, chọn Hóa đơn. Nhập mã vào ô Theo mã hóa đơn. Có thể dùng các thẻ Tất cả, Hôm nay, Chưa thu, Trả một phần và Đã hủy để thu hẹp danh sách. Bấm vào dòng hóa đơn cần xem để mở chi tiết.
2. Kiểm tra nội dung và tình trạng
Trong chi tiết, đối chiếu mã hóa đơn, khách hàng, các dòng hàng, số tiền và tình trạng thanh toán. Phần Trạng thái hóa đơn đỏ có các lựa chọn Không yêu cầu xuất HĐ đỏ, Chưa xuất HĐ đỏ, Đã xuất HĐ đỏ. Đây là thông tin theo dõi riêng với việc phát hành hóa đơn bán hàng trong hệ thống.
Nếu chỉ cần bản in của hóa đơn đang xem, bấm In để mở bản xem trước.
Nếu cần sửa hóa đơn nháp trước khi phát hành và có quyền phù hợp, dùng Chỉnh sửa trong chi tiết. Kiểm tra lại hàng và số tiền sau khi lưu thay đổi.
3. Phát hành hóa đơn nháp
Nếu hóa đơn đang là bản nháp và bạn có quyền, nút Phát hành hóa đơn xuất hiện trong chi tiết. Kiểm tra nội dung và số tiền, rồi bấm nút đó. Với đơn đặt hàng được chuyển thành hóa đơn tại POS, màn hình cũng có Phát hành hóa đơn; khoản nhập ở ô Khách đưa được ghi nhận khi phát hành.
Phát hành hóa đơn ở đây là thao tác trên hóa đơn bán hàng. Việc chọn Đã xuất HĐ đỏ là một trạng thái theo dõi riêng; đừng dùng hai nhãn này thay cho nhau.
4. Hủy khi cần
Chọn hóa đơn trong danh sách, mở menu thao tác và bấm Hủy hóa đơn. Trong hộp
Hủy hóa đơn?, nhập Lý do hủy * rồi xác nhận bằng Hủy hóa đơn. Bạn cũng
có thể mở chi tiết hóa đơn chưa thu tiền để dùng thao tác hủy khi nút này hiện.
Nếu hóa đơn đã có khoản thu được phân bổ, hộp thoại yêu cầu đánh dấu Gỡ phân bổ thanh toán. Đọc số tiền sẽ chuyển thành tiền khách trả trước chưa phân bổ, rồi mới xác nhận. Phiếu thu vẫn được giữ lại; khoản phân bổ vào hóa đơn bị gỡ.
Hộp thoại hủy ghi rõ thao tác không thể hoàn tác. Kiểm tra mã hóa đơn và khoản đã thu trước khi xác nhận.
Lưu ý
- Không thấy Phát hành hóa đơn: kiểm tra hóa đơn có còn là bản nháp và tài khoản có quyền Phát hành hóa đơn hay không.
- Không thấy nút hủy trong chi tiết: trường hợp đã thu tiền cần dùng lựa chọn hủy từ danh sách để xem bước Gỡ phân bổ thanh toán.
- Bỏ trống
Lý do hủy *sẽ hiện thông báo Vui lòng nhập lý do hủy. - Nếu thiếu trang Hóa đơn trong menu, kiểm tra quyền xem hóa đơn. Xem thêm Giao diện và điều hướng.
- Để tạo giao dịch bán mới tại quầy, xem Bán hàng tại POS.