Nhà cung cấp và công nợ nhà cung cấp
Tạo và tra nhà cung cấp, xem lịch sử nhập trả hàng và theo dõi khoản cần trả.
Khi nào dùng
Khi cần lưu thông tin liên hệ của nhà cung cấp, xem các lần nhập hoặc trả hàng, hay đối chiếu khoản còn phải thanh toán. Thông tin công nợ chỉ hiện cho tài khoản được cấp quyền tương ứng.
Quyền cần có
- Danh sách nhà cung cấp để mở danh sách và xem thông tin.
- Thêm nhà cung cấp để tạo; Sửa nhà cung cấp để thay đổi hồ sơ.
- Công nợ nhà cung cấp để xem số nợ và sổ giao dịch công nợ.
- Thanh toán nhà cung cấp để dùng các thao tác điều chỉnh, thanh toán, chiết khấu hoặc chi phí trong phần công nợ.
Các bước
1. Tìm nhà cung cấp
Mở Hàng hóa → Nhà cung cấp. Tìm bằng ô Theo mã, tên, số điện thoại. Có thể lọc theo Loại NCC, Nhóm NCC, Trạng thái hoặc Thời gian ở bên trái.
Nếu cần tìm nhà cung cấp còn công nợ, dùng bộ lọc Nợ hiện tại khi tài khoản có quyền xem công nợ. Mở dòng nhà cung cấp để xem chi tiết.
2. Tạo hoặc cập nhật hồ sơ
Bấm Nhà cung cấp ở đầu danh sách để mở Tạo nhà cung cấp. Điền Tên nhà cung cấp bắt buộc, rồi kiểm tra Mã nhà cung cấp, Điện thoại và Loại nhà cung cấp. Với nhà cung cấp hàng hóa, chọn NCC hàng hóa.
Điền thêm Địa chỉ, Nhóm nhà cung cấp, ghi chú, Thông tin xuất hóa đơn hoặc Tài khoản ngân hàng nếu có dữ liệu đáng tin cậy. Bấm Lưu sau khi đối chiếu. Để cập nhật hồ sơ đã có, mở dòng đó và dùng Chỉnh sửa.
3. Xem lịch sử nhập và trả hàng
Trong chi tiết nhà cung cấp, mở Lịch sử nhập/trả hàng. Bảng cho thấy Mã phiếu, Thời gian, Người tạo, Tổng cộng và Trạng thái. Đối chiếu mã phiếu với chứng từ mua hàng trước khi hỏi lại nhà cung cấp.
4. Đối chiếu công nợ
Mở phần Nợ cần trả nhà cung cấp trong chi tiết. Xem số nợ hiện tại và từng dòng giao dịch theo Mã phiếu, Thời gian, Loại, Giá trị và Mô tả. Bộ lọc trong phần này giúp thu hẹp giao dịch cần đối chiếu.
Nếu không có phần công nợ hoặc bộ lọc Nợ hiện tại, kiểm tra quyền Công nợ nhà cung cấp. Danh sách nhà cung cấp vẫn có thể mở khi không có quyền xem số nợ.
5. Ghi nhận nghiệp vụ công nợ khi được giao
Trong phần công nợ, dùng Thanh toán để mở phiếu Thanh toán nhà cung cấp khi đã thực chi. Điều chỉnh mở biểu mẫu Điều chỉnh công nợ; Chiết khấu thanh toán và Chi phí NCC là những thao tác riêng. Chỉ ghi nhận theo chứng từ đã được duyệt và kiểm tra giá trị trước khi lưu.
Lưu ý
- Không tạo nhà cung cấp thứ hai khi chỉ thiếu số điện thoại hoặc thông tin hóa đơn; tìm theo mã hoặc tên rồi sửa hồ sơ hiện có.
- Nợ cần trả nhà cung cấp là sổ giao dịch. Khi số dư không khớp, đối chiếu từng dòng và mã phiếu trước khi dùng Điều chỉnh.
- Ngừng hoạt động và Xóa là các thao tác trên hồ sơ đã chọn. Kiểm tra mã nhà cung cấp trước khi thực hiện.
- Nếu đang xem sai chi nhánh, danh sách và số liệu có thể khác với chứng từ bạn cần đối chiếu.
- Khi ghi thanh toán, dùng đúng số tiền và chứng từ thực chi. Đối chiếu lại số dư trong phần công nợ sau khi lưu.