Khách hàng và thu công nợ
Xem công nợ khách hàng, lập phiếu thu và phân bổ tiền thu vào hóa đơn.
Khi nào dùng
Dùng khi cần biết một khách còn phải trả bao nhiêu, nhận tiền trả nợ, hoặc gắn khoản đã thu với những hóa đơn chưa thanh toán. Cũng dùng để xem phát sinh và xuất file công nợ để đối chiếu.
Quyền cần có
Cần quyền xem khách hàng để vào danh sách và quyền xem công nợ để thấy số nợ, các phát sinh và báo cáo chi tiết. Việc lập phiếu thu, điều chỉnh, chiết khấu, hủy phiếu hoặc xuất file phụ thuộc vào quyền chi tiết tương ứng.
Vai trò Kế toán thường làm việc này, nhưng quyền được cấp cho từng tài khoản. Nhân viên thu ngân hoặc Quản trị chi nhánh có quyền phù hợp cũng có thể thực hiện.
Các bước
1. Tìm đúng khách hàng
Mở Khách hàng trên thanh điều hướng. Tìm theo thông tin của khách, rồi mở dòng tương ứng. Ở danh sách, cột Nợ hiện tại giúp nhận biết số dư công nợ nếu bạn có quyền xem.
Trong phần chi tiết, mở Nợ cần thu từ khách. Xem Nợ hiện tại, Nợ chưa phân bổ và các giao dịch. Kiểm tra chi nhánh đang chọn trước khi đối chiếu với chứng từ giấy.
2. Xem phát sinh công nợ
Bảng công nợ cho biết Mã phiếu, Thời gian, Loại, Phát sinh, Thu nợ, Chiết khấu và Điều chỉnh. Dùng những dòng này để xác định khoản nợ đến từ bán hàng, trả hàng, thanh toán hay điều chỉnh.
Nếu cần xem theo khoảng thời gian ở cấp báo cáo, vào nhóm Báo cáo, mở Sổ chi tiết công nợ. Chọn khách hàng và thời gian cần đối chiếu.
3. Tạo phiếu thu
Trong Nợ cần thu từ khách, bấm Thanh toán. Biểu mẫu yêu cầu số tiền và người thu; chọn Phương thức thanh toán rồi kiểm tra Tài khoản quỹ nếu cần chỉ định quỹ nhận tiền.
Nhập Số tiền thực nhận. Đừng lấy số nợ làm số thu nếu khách chỉ thanh toán một phần. Thêm Ghi chú để người đối chiếu nhận ra giao dịch khi cần.
4. Kiểm tra phân bổ vào hóa đơn
Biểu mẫu có lựa chọn Phân bổ vào hóa đơn. Khi bật, bảng hiển thị các hóa đơn còn công nợ với Còn cần thu và Tiền thu của từng dòng. Kiểm tra số đã được phân bổ tự động; bạn có thể sửa số tiền trên từng hóa đơn trước khi lưu.
Phần Tiền chưa phân bổ cho biết số thu chưa gắn với hóa đơn. Nếu cố ý nhận tiền trước, giữ phần này để phân bổ sau. Nếu cần thu cho hóa đơn cụ thể, kiểm tra tổng phân bổ không vượt số tiền vừa nhận.
Bấm Tạo phiếu thu để lưu, hoặc nút tạo và in phiếu nếu cần bản in ngay.
5. Phân bổ phiếu thu đã có
Nếu khách đã có khoản thu chưa phân bổ, trở lại Nợ cần thu từ khách và bấm Phân bổ vào hóa đơn. Chọn phiếu thu chưa phân bổ và hóa đơn cần thu, kiểm tra số tiền áp dụng cho từng hóa đơn rồi lưu.
Nút này bị vô hiệu khi không có phiếu thu chưa phân bổ. Đọc lại số dư và các dòng phát sinh sau khi phân bổ.
6. Xuất dữ liệu để đối chiếu
Tại phần công nợ của khách, dùng Xuất file công nợ để lấy bảng công nợ hoặc Xuất file để lấy dữ liệu Excel. Đối chiếu ngày, mã phiếu và số dư với chứng từ liên quan.
Nếu thu tiền mà không phân bổ hết cho hóa đơn, phần còn lại được hiển thị là tiền chưa phân bổ. Đây là thông tin cần theo dõi khi khách thanh toán trước hoặc trả nhiều lần.
Lưu ý
- Thanh toán ghi nhận tiền thực nhận; Phân bổ vào hóa đơn dùng cho phiếu thu đã tồn tại mà vẫn còn tiền chưa phân bổ.
- Trước khi nhập số tiền, kiểm tra Nợ hiện tại và Còn cần thu của hóa đơn, vì hai số có thể khác nhau.
- Nếu không có hóa đơn còn công nợ, biểu mẫu không có dòng hóa đơn để phân bổ; vẫn cần xác định cách xử lý tiền nhận.
- Chỉ dùng Điều chỉnh hoặc Chiết khấu thanh toán khi nghiệp vụ thực tế là điều chỉnh hoặc chiết khấu.
- Nếu không thấy cột nợ hoặc nút thu tiền, kiểm tra quyền chi tiết đã cấp cho tài khoản.