Đơn hàng và báo giá
Lập đơn bán, tạo báo giá từ đơn và chuyển đơn sang hóa đơn.
Khi nào dùng
Khi khách đặt hàng trước, cần xem báo giá, hoặc bạn cần theo dõi đơn trước khi lập hóa đơn. Mỗi báo giá ở đây gắn với một đơn hàng.
Quyền cần có
- Xem đơn đặt hàng hoặc Xem đơn do mình tạo để mở danh sách và xem đơn thuộc phạm vi được cấp.
- Tạo đơn đặt hàng để lập đơn; Xác nhận đơn để xác nhận đơn nháp.
- Xem báo giá, Tạo báo giá, Chấp nhận báo giá và Xuất báo giá là các quyền riêng cho từng thao tác báo giá.
- Tạo hóa đơn để chuyển từ đơn sang hóa đơn.
- Màn hình tạo đơn mở trong POS, dành cho Quản trị hệ thống, Quản trị chi nhánh, Nhân viên thu ngân và Nhân viên bán hàng khi có quyền tạo đơn hoặc hóa đơn.
Các bước
1. Mở danh sách đơn
Trong thẻ Đơn hàng, mở trang Đơn hàng. Danh sách có ô tìm kiếm Theo mã đặt hàng, khách hàng…. Tìm bằng mã đơn hoặc tên khách, hoặc dùng bộ lọc bên trái nếu danh sách dài.
Kiểm tra chi nhánh đang chọn trước khi kết luận không có đơn. Nếu chỉ có quyền xem đơn do mình tạo, danh sách không bao gồm mọi đơn của chi nhánh.
2. Lập đơn
Bấm Đặt hàng ở đầu danh sách. Trên màn hình bán hàng, chọn hàng và khách, kiểm tra số lượng, giá và tổng tiền trước khi hoàn tất thao tác lập đơn. Quay lại danh sách để tìm đơn vừa tạo và mở dòng của đơn.
POS là màn hình riêng. Xem Giao diện và điều hướng để biết cách quay lại các trang quản lý.
3. Xem và xác nhận đơn
Mở chi tiết đơn để kiểm tra thông tin và các dòng hàng. Nếu đơn đang là nháp và bạn có quyền, bấm Xác nhận đơn rồi đọc hộp xác nhận trước khi tiếp tục. Người có quyền sửa đơn nháp của mình có thể dùng Chỉnh sửa; sau khi sửa, kiểm tra lại giá và số lượng trước khi xác nhận.
4. Tạo báo giá
Trong chi tiết đơn, mở phần Báo giá rồi bấm Xuất báo giá. Hộp Tạo báo giá mới cho xem trước và chọn tên chứng từ, cột đơn giá, tài khoản ngân hàng và chữ ký. Kiểm tra nội dung, đặc biệt là Ghi chú.
Bấm Xác nhận để tạo báo giá hoặc Xuất và In ngay nếu cần in ngay. Sau đó quay lại phần Báo giá để xem Số báo giá, Phiên bản và Trạng thái. Người có quyền có thể dùng Chấp nhận đối với báo giá đang phát hành; Xuất file tải bản báo giá.
5. Tạo và kiểm tra hóa đơn
Khi cần lập hóa đơn từ đơn, mở lại chi tiết đơn và bấm Tạo hóa đơn nếu nút đang hiện. Kiểm tra nội dung trên màn hình tạo hóa đơn trước khi ghi nhận. Nếu đơn đã có hóa đơn liên kết, nút Xem hóa đơn giúp mở lại hóa đơn đó.
Lưu ý
- Tạo hóa đơn chỉ hiện khi đơn ở trạng thái và phạm vi phù hợp, đồng thời tài khoản có quyền tạo hóa đơn.
- Các nút báo giá phụ thuộc vào từng quyền. Có quyền xem đơn không tự động có quyền tạo hoặc chấp nhận báo giá.
- Xuất báo giá có thể yêu cầu xác nhận lại nếu báo giá mới không thay đổi so với bản đã có. Đọc thông báo trước khi tạo thêm phiên bản.
- Khi sửa một đơn đã xác nhận, hệ thống cảnh báo việc sửa có thể ảnh hưởng hóa đơn hoặc giao hàng liên kết. Kiểm tra các chứng từ đó trước khi tiếp tục.
- Báo giá có phiên bản; khi gửi lại cho khách, đối chiếu đúng số báo giá và phiên bản trước khi in hoặc tải file.