Chi phí và thu nhập khác
Ghi nhận chi phí, phiếu chi và các khoản thu nhập ngoài bán hàng.
Khi nào dùng
Dùng trang Chi phí khi cần ghi nhận một khoản chi của đơn vị. Dùng Thu nhập khác cho khoản thu nhập không đến từ bán hàng, chẳng hạn lãi tài khoản ngân hàng.
Quyền cần có
Để làm việc với Chi phí, cần quyền xem và tạo chi phí; ghi nhận, sửa hoặc hủy cần quyền riêng. Với Thu nhập khác, các quyền xem, tạo, sửa, ghi nhận và hủy cũng được cấp riêng.
Vai trò Kế toán và Quản trị chi nhánh có thể được cấp những quyền này. Tên vai trò không tự thay thế quyền chi tiết.
Các bước
1. Xác định khoản chi cần ghi nhận
Mở Tài chính rồi chọn Chi phí. Bộ lọc có Chi nhánh, Danh mục, Thời gian, Loại chi phí và Trạng thái. Kiểm tra xem khoản cần nhập đã có trong danh sách chưa.
Trang phân biệt Chi phí nội bộ với Phiếu chi. Chọn đúng loại theo chứng từ thực tế, vì phiếu chi gắn với tiền ra khỏi quỹ.
2. Tạo chi phí
Bấm nút tạo ở đầu trang để mở biểu mẫu. Kiểm tra Ngày và Chi nhánh. Ở trường Loại, chọn Chi phí nội bộ hoặc Phiếu chi.
Chọn hoặc nhập Danh mục, rồi điền Số tiền. Trường Cơ sở báo cáo có lựa chọn Quản trị và Kế toán. Chọn cơ sở phù hợp với cách đơn vị cần theo dõi khoản này.
Thêm Mô tả và Ghi chú để người kiểm tra hiểu khoản chi. Bấm Lưu; nếu cần in phiếu ngay, dùng nút lưu và in.
3. Ghi nhận hoặc sửa chi phí
Mở dòng chi phí vừa tạo để xem thông tin chi tiết. Phiếu ở trạng thái Nháp có thể dùng Chỉnh sửa nếu cần đổi thông tin. Sau khi so lại số tiền và chứng từ gốc, bấm Ghi nhận để hoàn tất bước ghi nhận.
Với phiếu đã ghi nhận, phần chi tiết có thể hiện liên kết tới phiếu chi quỹ. Kiểm tra thông tin đó khi đối chiếu với Sổ quỹ.
4. Ghi nhận thu nhập khác
Từ Tài chính, mở Thu nhập khác và bấm Ghi nhận thu nhập. Nhập Ngày ghi nhận, Loại thu nhập, Số tiền và Diễn giải.
Trường Thu vào quỹ (tùy chọn) cho phép chọn quỹ nhận tiền. Nếu khoản thu chưa vào quỹ, chọn Không thu vào quỹ. Lưu bản nháp, mở lại dòng vừa tạo và dùng Ghi sổ sau khi kiểm tra thông tin.
5. Đối chiếu và xử lý sai sót
Lọc Chi phí theo loại và trạng thái để tìm phiếu cần kiểm tra. Ở Thu nhập khác, dùng Loại thu nhập và Trạng thái để thu hẹp danh sách.
Nếu còn nháp, sửa trước khi ghi nhận hoặc ghi sổ. Nếu phải hủy chứng từ, mở dòng và dùng Hủy hoặc Hủy phiếu theo trang, rồi kiểm tra trạng thái.
Một khoản thu nhập có thể được ghi nhận mà không thu vào quỹ. Chỉ chọn quỹ khi tiền thực sự đi vào tài khoản tiền tương ứng.
Lưu ý
- Lưu tạo bản ghi; Ghi nhận hoặc Ghi sổ là bước tiếp theo trên phiếu còn nháp.
- Với chi phí, kiểm tra Loại và Cơ sở báo cáo trước khi ghi nhận.
- Với thu nhập khác, kiểm tra Thu vào quỹ (tùy chọn) để tránh ghi nhận dòng tiền sai.
- Nếu khoản chi là thanh toán công nợ hoặc trả nợ vay, kiểm tra nghiệp vụ gốc trước khi tạo thêm phiếu chi.
- Các thao tác sửa, ghi sổ và hủy chỉ hiện khi tài khoản có quyền chi tiết phù hợp.