Sổ quỹ: phiếu thu, phiếu chi
Lập phiếu thu chi và đối chiếu các giao dịch theo quỹ tiền.
Khi nào dùng
Dùng khi nhận hoặc chi tiền và cần theo dõi giao dịch trong từng quỹ. Cuối ca hoặc cuối ngày, dùng sổ quỹ để đối chiếu số tiền đầu kỳ, tổng thu, tổng chi và tồn quỹ.
Quyền cần có
Cần quyền xem sổ quỹ để xem toàn bộ giao dịch, hoặc quyền xem giao dịch của mình trong ca nếu chỉ theo dõi phần việc của mình. Quyền tạo thanh toán mới cho phép lập phiếu thu, phiếu chi. Việc hủy phiếu phụ thuộc vào quyền hủy thanh toán.
Tài khoản mang vai trò Kế toán, Nhân viên thu ngân hoặc Quản trị chi nhánh chỉ thấy các thao tác đã được cấp quyền.
Các bước
1. Mở sổ và chọn phạm vi
Trong Tài chính, mở Sổ quỹ. Tiêu đề trang là Sổ quỹ tiền mặt. Kiểm tra chi nhánh đang chọn, sau đó lọc theo Quỹ tiền và Thời gian cần kiểm tra.
Dùng Loại chứng từ để chỉ xem Phiếu thu hoặc Phiếu chi. Bộ lọc Trạng thái giúp tách giao dịch Đã thanh toán khỏi giao dịch Đã hủy.
2. Lập phiếu thu
Bấm Phiếu thu ở đầu trang. Trong cửa sổ Tạo phiếu thu tiền mặt, kiểm tra Thời gian và chọn Đối tượng nộp. Chọn người nộp phù hợp, rồi chọn Loại thu.
Điền Người thu, Phương thức thanh toán, Quỹ tiền và Số tiền. Có thể thêm Ghi chú để mô tả chứng từ gốc hoặc lý do nhận tiền.
Kiểm tra tùy chọn Hạch toán kết quả kinh doanh theo bản chất khoản thu. Bấm Lưu để tạo phiếu. Nếu cần in ngay, dùng nút lưu và in của biểu mẫu.
3. Lập phiếu chi
Bấm Phiếu chi ở đầu trang. Trong cửa sổ Tạo phiếu chi tiền mặt, chọn Đối tượng nhận và Loại chi. Điền người nhận, Người chi, phương thức, quỹ xuất tiền và số thực chi.
Chọn Hoạt động dòng tiền nếu cần phân loại khác với giá trị Theo nghiệp vụ. Kiểm tra nội dung và bấm Lưu.
4. Kiểm tra phiếu đã tạo
Tìm phiếu trong bảng bằng Mã phiếu, thời gian hoặc bộ lọc Loại thu chi. Mở dòng để xem thông tin và các liên kết chứng từ. Tại phần chi tiết, dùng In khi cần bản giấy.
Nếu nhập sai một phiếu được phép sửa, dùng thao tác sửa trong phần chi tiết. Nếu cần hủy, dùng Hủy và xác nhận thao tác. Kiểm tra lại trạng thái của phiếu sau khi hoàn tất.
5. Đối chiếu số dư
Ở phần tổng hợp của trang, đọc Quỹ đầu kỳ, Tổng thu, Tổng chi và Tồn quỹ. Dùng cùng một chi nhánh, quỹ và khoảng thời gian khi so sánh các con số này.
Có thể dùng Xuất file để lưu danh sách giao dịch theo bộ lọc đang xem. Khi số dư lệch, kiểm tra lần lượt phiếu thu, phiếu chi, phiếu hủy và quỹ tiền đã chọn.
Một phiếu dùng sai Loại thu hoặc Loại chi có thể không phản ánh đúng nghiệp vụ công nợ. Với khoản thu nợ khách hàng, xem thêm Khách hàng và thu công nợ.
Lưu ý
- Sổ quỹ tiền mặt là tiêu đề trang; mục trên thanh điều hướng là Sổ quỹ.
- Phương thức thanh toán quyết định danh sách quỹ có thể chọn trong biểu mẫu.
- Với nhà cung cấp, chọn đúng loại nghiệp vụ khi khoản thu hoặc chi phải ảnh hưởng công nợ.
- Phiếu có thể được tạo từ nghiệp vụ khác; xem thông tin liên kết trong chi tiết trước khi sửa hoặc hủy.
- Nếu không thấy nút lập phiếu, kiểm tra quyền tạo thanh toán của tài khoản.