Trả hàng bán
Lập phiếu trả từ hóa đơn bán và ghi nhận khoản đã hoàn cho khách.
Khi nào dùng
Khi khách mang lại một hoặc nhiều mặt hàng đã bán và bạn cần ghi nhận việc trả theo hóa đơn gốc. Có thể trả một phần số lượng trên hóa đơn.
Quyền cần có
- Xem trả hàng để mở danh sách và theo dõi phiếu trả.
- Tạo phiếu trả hàng để bắt đầu luồng trả hàng.
- Sửa phiếu trả hàng, Xác nhận trả hàng hoặc Hủy phiếu trả hàng chỉ cần khi công việc của bạn bao gồm các thao tác đó.
- Luồng tạo phiếu dùng POS, dành cho Quản trị hệ thống, Quản trị chi nhánh, Nhân viên thu ngân và Nhân viên bán hàng khi tài khoản có quyền cần thiết để mở màn hình này.
Các bước
1. Mở danh sách trả hàng
Trong thẻ Đơn hàng, mở Trả hàng. Danh sách có ô tìm kiếm Theo mã phiếu trả và bộ lọc Loại trả hàng, Trạng thái, Thời gian. Dùng các bộ lọc này khi cần tìm phiếu đã lập.
2. Chọn hóa đơn gốc
Bấm Trả hàng ở đầu danh sách. Màn hình Chọn hóa đơn nguồn để trả hàng cho tìm bằng Mã hóa đơn hoặc tên khách hàng và lọc theo ngày bán. Chọn đúng hóa đơn có mặt hàng khách đang trả.
Kiểm tra mã hóa đơn và khách trước khi chọn. Phiếu trả hàng được liên kết với hóa đơn nguồn; chọn nhầm hóa đơn sẽ làm sai chứng từ cần xử lý.
3. Kiểm tra dòng hàng trả
Sau khi chọn, màn hình bán hàng nạp các dòng còn có thể trả của hóa đơn. Chỉ giữ các mặt hàng khách thực sự mang lại và nhập số lượng trả phù hợp. Kiểm tra tổng Cần trả khách trước khi ghi nhận.
Đối chiếu số lượng từng dòng với hàng thực nhận. Nếu khách chỉ trả một phần, giữ đúng số lượng trả của lần này; phần đã trả trước không được tính lại.
Không nhập số lượng lớn hơn phần còn được trả trên hóa đơn. Nếu hệ thống báo không còn dòng khả dụng, kiểm tra các lần trả trước của hóa đơn đó.
4. Ghi nhận khoản đã hoàn
Ô Đã trả khách là khoản đã thực trả tại lần xử lý này. Nhập số tiền thực tế, rồi chọn phương thức Tiền mặt hoặc Chuyển khoản tương ứng. Nếu chưa hoàn tiền ngay, để số tiền đã trả bằng không. Kiểm tra lại phương thức và tài khoản thanh toán khi có khoản hoàn.
5. Hoàn tất và tra lại phiếu
Bấm Trả hàng ở màn hình thanh toán để hoàn tất. Quay lại danh sách Trả hàng, tìm phiếu theo mã và mở chi tiết để đối chiếu mặt hàng, số lượng, hóa đơn gốc và khoản hoàn khách.
Lưu ý
- Trả theo hóa đơn làm tăng lại tồn kho của số lượng nhận về và ghi nhận bút toán giảm công nợ khách theo giá trị trả. Vì vậy cần chọn đúng hàng và số lượng.
- Số tiền Đã trả khách có thể nhỏ hơn Cần trả khách; chỉ ghi số tiền thực tế đã hoàn.
- Danh sách có trạng thái Đã trả và Đã hủy. Nếu cần hủy phiếu đã lập, hãy mở đúng phiếu và dùng quyền hủy được cấp.
- Nếu không tìm thấy hóa đơn, thử đổi mã, tên khách hoặc khoảng ngày trong bước chọn hóa đơn nguồn.
- Nếu màn hình báo Chưa có dòng trả hàng hợp lệ, hãy kiểm tra lại số lượng của từng dòng và bảo đảm đã chọn hóa đơn nguồn.
Phiếu đã tạo có thể được tìm lại trên trang Trả hàng. Dùng mã phiếu để đối chiếu với khách và với hóa đơn gốc.