Chứng từ nghiệp vụ khác
Tạo, ghi sổ và đối chiếu chứng từ kế toán ngoài các luồng nghiệp vụ chuyên biệt.
Khi nào dùng
Dùng khi cần hạch toán một nghiệp vụ bằng chứng từ kế toán mà các luồng bán hàng, công nợ, chi phí hoặc khoản vay không tạo sẵn. Trang này cũng có đường vào Số dư đầu kỳ và phần xem sổ kế toán.
Quyền cần có
Cần quyền xem chứng từ nghiệp vụ khác để mở danh sách. Tạo, sửa chứng từ nháp, ghi sổ và hủy là những quyền riêng. Xem nhật ký và sổ cái cần quyền xem sổ cái; thiết lập hoặc đối chiếu sổ cái cần quyền tương ứng.
Vai trò Kế toán có thể làm việc với chứng từ này khi tài khoản được cấp quyền chi tiết. Quản trị chi nhánh cũng có thể truy cập nếu có quyền.
Các bước
1. Xác định loại chứng từ
Trong Tài chính, mở Chứng từ nghiệp vụ khác. Bộ lọc Loại chứng từ có Nghiệp vụ thường và Số dư đầu kỳ. Chọn loại phù hợp trước khi tìm hoặc tạo chứng từ.
Dùng Trạng thái, Chi nhánh và Ngày hạch toán để tìm chứng từ đã có. Không tạo thêm chứng từ nếu cùng nghiệp vụ đã được ghi nhận ở trang chuyên biệt.
2. Tạo chứng từ nghiệp vụ thường
Bấm Tạo chứng từ. Trong biểu mẫu, chọn Nghiệp vụ thường. Kiểm tra Chi nhánh, Ngày hạch toán và Ngày chứng từ. Thêm Diễn giải để nêu nội dung nghiệp vụ.
Ở mỗi dòng, chọn TK Nợ, TK Có và điền Số tiền. Dùng Diễn giải dòng khi một chứng từ có nhiều nội dung khác nhau. Bấm Thêm dòng nếu cần thêm cặp tài khoản.
Các cột Chi tiết Nợ và Chi tiết Có có thể yêu cầu đối tượng hoặc khoản mục tùy tài khoản đã chọn. Điền thông tin được biểu mẫu yêu cầu rồi bấm Lưu.
3. Kiểm tra bản nháp
Tìm chứng từ vừa lưu trong danh sách. Mở dòng để so Số CT, Ngày HT, Diễn giải, Tổng tiền và Trạng thái. Phần chi tiết hiển thị từng dòng Nợ, Có và số tiền.
Nếu có sai sót khi chứng từ còn Nháp, dùng Chỉnh sửa. Kiểm tra lại toàn bộ dòng hạch toán trước khi chuyển sang bước ghi sổ.
4. Ghi sổ và in chứng từ
Với chứng từ Nghiệp vụ thường còn nháp, bấm Ghi sổ và xác nhận. Sau khi hoàn tất, kiểm tra trạng thái Đã ghi sổ. Dùng In ở phần chi tiết nếu cần bản chứng từ để ký hoặc lưu hồ sơ.
Phần Xem sổ kế toán trên trang cho phép đối chiếu với Nhật ký chung, Sổ tài khoản và Cân đối phát sinh. Nếu không xem được sổ, kiểm tra quyền xem sổ cái.
5. Xử lý chứng từ sai hoặc số dư đầu kỳ
Nếu cần hủy chứng từ, mở dòng, bấm Hủy, nhập Lý do hủy và kiểm tra lại trạng thái. Không coi việc đóng biểu mẫu là đã hủy chứng từ.
Nút Số dư đầu kỳ dẫn tới khu vực nhập số đầu kỳ. Với chứng từ loại này, trang cho phép lưu nháp; nút Ghi sổ không xuất hiện trong dòng số dư đầu kỳ ở danh sách.
Nếu Ghi sổ không dùng được, kiểm tra trạng thái sổ cái và điều kiện ghi sổ của chứng từ. Trang có thể hiển thị Thiết lập sổ cái để người có quyền quản lý xử lý điều kiện còn thiếu.
Lưu ý
- Lưu chỉ lưu chứng từ để kiểm tra; cần Ghi sổ cho chứng từ nghiệp vụ thường khi đã đủ thông tin.
- Không dùng Số dư đầu kỳ như chứng từ phát sinh hằng ngày; nó có quy trình riêng.
- Nếu chứng từ đã thay đổi trong lúc bạn chỉnh sửa, danh sách sẽ được làm mới; đối chiếu bản mới trước khi nhập lại.
- Khi so sổ, dùng cùng chi nhánh và kỳ với ngày hạch toán của chứng từ.