Kế toán
Công việc hằng ngày của người theo dõi công nợ, quỹ tiền, chi phí, khoản vay và chứng từ kế toán.
Kế toán làm gì?
Kế toán theo dõi tiền đã thu, tiền đã chi, công nợ còn phải thu và các khoản cần ghi nhận vào sổ. Một ngày làm việc thường bắt đầu bằng việc chọn đúng chi nhánh, kiểm tra giao dịch phát sinh, xử lý chứng từ còn nháp và đối chiếu số liệu cuối ngày.
Tên vai trò trong hệ thống là Kế toán. Quyền truy cập từng màn hình và từng hành động vẫn do quyền chi tiết của tài khoản quyết định. Nếu bạn không thấy một mục, hãy nhờ người quản lý kiểm tra quyền đã cấp.
Để tìm màn hình hoặc đổi chi nhánh, xem Giao diện và điều hướng.
Một ngày làm việc thường gặp
| Thứ tự | Việc cần làm | Hướng dẫn |
|---|---|---|
| 1 | Kiểm tra khách còn nợ và ghi nhận khoản khách trả | Khách hàng và thu công nợ |
| 2 | Đối chiếu phiếu thu, phiếu chi và số dư theo quỹ | Sổ quỹ: phiếu thu, phiếu chi |
| 3 | Ghi nhận chi phí và các khoản thu nhập ngoài bán hàng | Chi phí và thu nhập khác |
| 4 | Kiểm tra khoản vay, kỳ đến hạn và giao dịch trả nợ | Khoản vay và lịch trả nợ |
| 5 | Hoàn thiện chứng từ kế toán còn nháp, rồi xem sổ | Chứng từ nghiệp vụ khác |
Đầu ca: chọn phạm vi số liệu
Xác nhận chi nhánh đang chọn trước khi đọc công nợ hoặc sổ quỹ. Dùng trang Khách hàng để tìm khách và xem Nợ hiện tại. Nếu cần xem phát sinh trong một khoảng thời gian, mở Sổ chi tiết công nợ từ nhóm Báo cáo.
Trang Sổ quỹ tiền mặt có bộ lọc theo quỹ và thời gian. So lại Quỹ đầu kỳ, Tổng thu, Tổng chi và Tồn quỹ với chứng từ trong ngày.
Trong ca: xử lý phát sinh
Khi khách trả nợ, mở khách tương ứng, xem Nợ cần thu từ khách và dùng Thanh toán. Kiểm tra số tiền phân bổ cho từng hóa đơn; phần chưa phân bổ cần được theo dõi riêng.
Với khoản tiền ra, xác định nghiệp vụ là chi phí nội bộ, phiếu chi hay giao dịch khoản vay trước khi nhập. Trang Chi phí và Sổ quỹ tiền mặt có các mục đích khác nhau; chọn theo chứng từ thực tế của nghiệp vụ.
Nếu có lãi tiền gửi hoặc khoản thu nhập ngoài bán hàng, vào Thu nhập khác. Khi khoản tiền thực sự vào quỹ, chọn quỹ trong biểu mẫu thay vì chỉ ghi nhận thu nhập.
Cuối ca: đối chiếu và hoàn thiện
Kiểm tra các phiếu còn Nháp trên Chi phí, Thu nhập khác và Chứng từ nghiệp vụ khác. Chỉ dùng Ghi nhận hoặc Ghi sổ sau khi đã so ngày, số tiền, chi nhánh, tài khoản và nội dung chứng từ.
Với khoản vay, xem Lịch trả nợ vay để nhận biết kỳ Sắp đến hạn hoặc Quá hạn. Giao dịch Giải ngân, Ghi nhận lãi/phí và Trả nợ nằm trong chi tiết khoản vay.
Trong Chứng từ nghiệp vụ khác, phần Xem sổ kế toán cho phép xem Nhật ký chung, Sổ tài khoản và Cân đối phát sinh nếu tài khoản có quyền tương ứng. Đối chiếu chứng từ vừa ghi sổ với sổ trước khi kết thúc ngày.
Tài khoản có vai trò Kế toán vẫn có thể thiếu một quyền chi tiết. Việc không thấy nút hành động không đồng nghĩa chứng từ đã bị mất.
Những điều cần nhớ
- Chọn đúng chi nhánh trước khi so sánh số liệu giữa các màn hình.
- Phân biệt phiếu đã lưu với phiếu đã ghi nhận hoặc ghi sổ.
- Với khoản khách trả, kiểm tra cả tiền chưa phân bổ và hóa đơn còn cần thu.
- Với khoản vay, kiểm tra riêng gốc, lãi và phí trước khi xác nhận trả nợ.
- Khi số liệu không khớp, mở chứng từ gốc và xem ngày, trạng thái, số tiền.