Nhân viên thu ngân
Công việc tại quầy từ lúc nhận khách đến khi tra cứu và xử lý hóa đơn.
Công việc của Nhân viên thu ngân
Nhân viên thu ngân tiếp nhận giao dịch tại quầy, kiểm tra hàng và số tiền khách trả, chọn cách thanh toán, rồi hoàn tất giao dịch. Khi cần, bạn tra lại hóa đơn để in hoặc xem tình trạng thanh toán.
Quyền trên tài khoản quyết định những việc bạn thực hiện được. Vai trò Nhân viên thu ngân có thể vào POS khi được cấp quyền tạo đơn đặt hàng hoặc Tạo hóa đơn. Để xem danh sách hóa đơn, cần Xem hóa đơn hoặc quyền xem hóa đơn do chính mình tạo. Các thao tác như Phát hành hóa đơn và Hủy hóa đơn cần quyền riêng.
Một ca làm việc thường gặp
- Kiểm tra chi nhánh đang chọn trước khi bắt đầu. Nếu không thấy một màn hình, xem Giao diện và điều hướng để biết cách tìm và kiểm tra quyền.
- Mở Bán hàng để vào POS. Tìm hàng, chọn khách, kiểm tra Khách cần trả và nhập Khách đưa. Chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản theo khoản thực nhận.
- Trước khi hoàn tất, dùng In tạm nếu cần xem bản in. Khi đã kiểm tra giao dịch, bấm Thanh toán.
- Vào Đơn hàng → Hóa đơn để tìm lại hóa đơn theo mã, mở dòng cần xem, rồi dùng In nếu cần bản in của hóa đơn đã tạo.
- Nếu gặp hóa đơn nháp cần phát hành hoặc hóa đơn cần hủy, làm theo hướng dẫn hóa đơn và kiểm tra quyền trước khi thao tác.
| Thời điểm | Hướng dẫn |
|---|---|
| Trong lúc bán tại quầy | Bán hàng tại POS |
| Sau giao dịch, khi cần tra cứu hoặc xử lý hóa đơn | Hóa đơn và phát hành hóa đơn |
Nếu không thấy một nút hoặc một mục, kiểm tra quyền chi tiết trên tài khoản. Tên vai trò không có nghĩa là mọi thao tác liên quan đến hóa đơn đều được bật.
Những điểm cần kiểm tra tại quầy
- Với khách mua chịu, chọn khách hàng cụ thể trước khi hoàn tất. POS không tính công nợ cho Khách lẻ.
- Với Chuyển khoản, kiểm tra Chọn tài khoản ngân hàng trước khi hoàn tất.
- Nếu khách đưa nhiều hơn số phải trả, kiểm tra cách xử lý tiền thừa trên POS; với khách hàng cụ thể, hệ thống có lựa chọn ghi có công nợ hoặc trả lại tiền.
- In tạm mở bản xem trước từ giỏ hàng hiện tại. Nếu giỏ chưa có sản phẩm, hệ thống báo Chưa có sản phẩm để in.
- Hóa đơn có hàng hết tồn sẽ không thể thanh toán tại POS. Kiểm tra dòng hàng trước khi thử lại.
Khi cần hỗ trợ
Ghi lại mã hóa đơn và nội dung thông báo trên màn hình để người có quyền kiểm tra. Nếu hóa đơn đã thu tiền cần hủy, xem kỹ phần gỡ phân bổ thanh toán trong hướng dẫn hóa đơn trước khi xác nhận.
Nếu bạn không được phép thực hiện thao tác, chuyển mã hóa đơn và yêu cầu cho người được cấp quyền phù hợp. Ví dụ:
| Tình huống | Quyền cần kiểm tra |
|---|---|
| Không mở được POS | Quyền tạo đơn đặt hàng hoặc Tạo hóa đơn, cùng vai trò được vào POS |
| Không thấy danh sách hóa đơn | Xem hóa đơn hoặc quyền xem hóa đơn do mình tạo |
| Không phát hành được bản nháp | Phát hành hóa đơn |
| Không hủy được hóa đơn | Hủy hóa đơn |
Đối với khoản tiền khách đã trả, kiểm tra số thực nhận trước khi chuyển yêu cầu hủy. Hủy hóa đơn có thể gỡ khoản tiền đã phân bổ vào hóa đơn, nên người xử lý cần xem hộp thoại xác nhận và số tiền hiển thị ở đó.
Đi lại giữa hai màn hình
POS chiếm toàn màn hình. Khi cần tra cứu hóa đơn sau khi bán, bấm logo ở góc trên bên trái POS để trở về phần quản lý, rồi mở Đơn hàng → Hóa đơn.
Đừng dùng In tạm để thay cho bước tra cứu hóa đơn đã lưu: nút đó xem trước giỏ hàng đang mở. Trong chi tiết hóa đơn đã tạo, dùng In để xem bản in của chứng từ đó.