Nhân viên bán hàng
Công việc thường ngày của nhân viên bán hàng, từ chuẩn bị hàng hóa đến theo dõi đơn và trả hàng.
Công việc của bạn
Nhân viên bán hàng tiếp nhận nhu cầu của khách, chọn hàng, lập đơn, gửi báo giá và theo dõi việc tạo hóa đơn. Khi khách trả hàng, bạn tìm đúng hóa đơn gốc để lập phiếu trả. Quyền trên tài khoản quyết định những thao tác bạn thực hiện được.
Bạn có thể thấy ít mục hơn đồng nghiệp trong cùng vai trò. Nếu thiếu một màn hình hoặc nút, hãy kiểm tra quyền chi tiết với người quản lý. Xem Giao diện và điều hướng để tìm các màn hình.
Nếu khách hỏi lại về đơn cũ, tìm đúng mã đơn trước khi mở chi tiết. Khi có nhiều đơn của cùng một khách, đối chiếu thêm ngày và danh sách hàng để tránh làm việc trên đơn khác.
Một ca làm việc thường gặp
| Thứ tự | Việc cần làm | Hướng dẫn |
|---|---|---|
| 1 | Tra mã, tên hàng và xem tình trạng hàng trước khi hẹn khách | Hàng hóa |
| 2 | Kiểm tra giá bán hiện có khi trao đổi với khách | Thiết lập giá |
| 3 | Lập đơn, gửi báo giá rồi theo dõi xác nhận | Đơn hàng và báo giá |
| 4 | Tạo hóa đơn khi đơn đã sẵn sàng | Đơn hàng và báo giá |
| 5 | Xử lý hàng khách trả theo hóa đơn gốc | Trả hàng bán |
Trước khi bắt đầu
- Kiểm tra chi nhánh đang chọn. Danh sách và số liệu có thể khác nhau giữa các chi nhánh.
- Mở Hàng hóa và tìm theo mã hoặc tên. Nếu không thấy mặt hàng, kiểm tra bộ lọc đang áp dụng trước khi báo thiếu hàng.
- Đối chiếu giá tại Thiết lập giá nếu công việc của bạn có quyền xem bảng giá. Quyền xem giá và quyền sửa giá là hai quyền riêng.
Khi khách muốn đặt hàng hoặc xin báo giá
Vào Đơn hàng. Nút Đặt hàng mở màn hình bán hàng để chọn hàng, khách hàng và lập đơn. Sau khi đơn xuất hiện trong danh sách, mở dòng đơn để theo dõi các thông tin và báo giá liên quan.
Tại đơn, Xuất báo giá mở phần xem trước. Kiểm tra nội dung trước khi xác nhận hoặc dùng Xuất và In ngay. Báo giá đã tạo nằm trong phần Báo giá của đơn; ở đó có thể xem phiên bản và trạng thái. Nếu được giao quyền, bạn có thể Chấp nhận báo giá đã phát hành.
Đơn nháp có nút Xác nhận đơn khi tài khoản có quyền xác nhận. Khi đơn đáp ứng điều kiện lập hóa đơn và tài khoản có quyền, dùng Tạo hóa đơn trong chi tiết đơn. Mở lại đơn để kiểm tra liên kết hóa đơn nếu cần.
Khi khách trả hàng
Vào Đơn hàng → Trả hàng, chọn nút Trả hàng. Màn hình tiếp theo yêu cầu chọn hóa đơn nguồn; tìm bằng mã hóa đơn hoặc tên khách hàng. Sau khi chọn hóa đơn, kiểm tra mặt hàng và số lượng có thể trả, rồi ghi số tiền Đã trả khách thực tế. Nếu chưa hoàn tiền ngay, không nhập một khoản hoàn đã thu chi ngoài thực tế.
Không chọn một hóa đơn khác chỉ vì có cùng khách hàng. Phiếu trả hàng gắn với hóa đơn nguồn và các dòng hàng của chính hóa đơn đó.
Quyền thường cần
- Xem đơn đặt hàng hoặc Xem đơn do mình tạo để mở danh sách đơn.
- Tạo đơn đặt hàng để lập đơn; Xác nhận đơn để xác nhận đơn nháp.
- Xem báo giá, Tạo báo giá, Chấp nhận báo giá hoặc Xuất báo giá tùy nhiệm vụ được giao.
- Tạo hóa đơn để lập hóa đơn từ đơn.
- Xem trả hàng và Tạo phiếu trả hàng để lập, theo dõi phiếu trả.
Màn hình bán hàng riêng chỉ mở cho Quản trị hệ thống, Quản trị chi nhánh, Nhân viên thu ngân và Nhân viên bán hàng khi có quyền tạo đơn hoặc hóa đơn. Các trang danh sách còn lại phụ thuộc vào quyền chi tiết.
Nếu thiếu quyền cần dùng cho ca làm việc, hãy báo người quản lý chức năng cụ thể bạn cần thực hiện để được cấp đúng quyền.